外行人如何入門數據分析？怎麼用簡單的工具運作複雜的數據邏輯，達到輔助決策的作用？大家好，我是Alex，畢業於英國華威大學商學碩士，曾經從事3年建築設計工作。目前在烘焙產業從事運營相關工作，在這裏我會分享工作和生活中最有用的思維邏輯以及一些好用的工具。這篇開始我會分享我是如何運用幾乎免費的工具，為公司的運營和決策提供實用的數據分析支撐。

數據分析？聽起來好像高深莫測，甚至有人會說我在學校沒學過這些，隔行如隔山，怎麼學的會？我想說的是，我曾經從事建築設計的工作，也許跟大多數看到這篇的你們一樣，是不折不扣的外行人。一切的分析都是基於目標（Object）來設定，通過從無到有的自學過程，最終用最簡單的工具實現“複雜”的數據邏輯，達到輔助分析決策的作用。相信我，我可以，你也一定可以！

選擇適合自己的數據分析工具

通常大家談到公司運營，一定不會對ERP（Enterprise Resource Planning,企業資源計劃）、MRP（Material Requirement Planning 物資需求計劃）、BOM （Bill of Material）表等這些詞彙陌生，或者或多或少會聽過一些（沒吃過豬肉，也看過豬跑）。只要稍微google一下，就會覺得公司的數據收集工作好複雜，甚至會因為這樣而放棄數據的收集和分析。其實我想說的是，不論使用的是怎樣的系統，最終的目的都是服務企業的運營需要，決定的因素通常是企業的規模，生產流程自動化的程度等，不必為了切魚而選牛刀。數據的收集和分析是為了輔助決策，只要弄明白你想要解決什麼問題，就能找到適合自己的數據分析工具。

爲何選用Excel作數據分析

我們公司因為規模不大，產品生產自動化要求程度不高，因此我們并不需要在現在這個階段導入過於龐大的系統，而是用最簡單且實用的工具解決運營決策輔助的需要。接下來我會抽絲剝繭，將我認為最實用的工具以及運營數據分析的邏輯，一層一層的記錄下來，掰開揉碎講給你聽，希望能為同樣有運營數據分析需要的你，帶來一些新的想法和思路。

我要給大家介紹的第一個工具就是Excel。Excel幾乎人人會用，如果你有在從事人資工作的朋友或者你曾經有機會看到從人力銀行發出的履歷，不難發現在介紹個人能力時，幾乎都能看到寫著熟練或精通Excel。的確，Excel在義務製教育過程中成為必修的課程，作為強大的數據分析入門工具，如果應用得當並且沒有需要處理過於龐大的數據，相較於其他收費數據分析軟體，它在各個行業都能發揮重要的作用。對於數據分析而言，我認為Excel最強大的莫過於不同表格之間可以通過公式互相調用。因此，在以數據分析為目的的前提下，所有Excel表格的設計都需要符合方便其他表格取用數據的原則。

設定數據分析方向——製訂產能KPI

這篇內容，我將會先介紹我在使用的第一張Excel表格，通過這張表格，可以有效的查看公司生產部門的生產能力，并針對這個部分設定相應的KPI（Key Performance Indicators，關鍵績效指標），用以作為改善的方向和檢驗成果的指標。

事實上，任何涉及到實體產品販售的行業都會需要針對每日產品的產量進行記錄。通過記錄每日產品的產量，輔以總生產人數，就能知道平均每位生產者的生產效能（以下簡稱產能），作為一個很直觀的數據分析KPI指標，平均每位生產者的產能能用以有效衡量公司生產能力的高低。

以一個月為生產檢驗週期，在設計這張表格之前，我們先思考我們需要什麼來實現數據分析的目的？停頓兩秒。我認為對於我而言，我們需要知道產品類別、產品名稱、產品售價、生產日期、單月各產品總產量、每日生產產品的總價值（售價）。以烘焙行業為例，首先，我會把A欄設定為產品類別，作為第一階層用以分類產品，這裡我使用的是<甜麵包>舉例。B欄自然我會設定為產品名稱，用來針對每一列的數據提供一個指向。C欄可以設定為單價，但我在這裡設定為單月的總產量，因為這樣可以在產品名稱旁邊直接檢視該產品每個月的產品總產量。D欄我就設定為產品單價。E欄開始一直到AI欄，我會設定為31天的日期，用以記錄當月每天分別各個產品的產量。在表格的最後一列，產品數據的最下方一列，我會設定為當日生產總產值，

采用基本Excel函數實現數據邏輯

要讓以上表格的自動計算，這裡面需要用到2個基本的Excel函數公式，其一是SUM加總函數，其二是SUMPRODUCT先相乘後加總函數。在B欄產品的總產量欄，我們需要使用SUM加總函數，用來加總各產品在當月的總生產量，以”菠蘿麵包”為例，在C2單元格內的公式可以寫為”=SUM（$E2:$AI2）”，也就是將E2單元格至AI2單元格內的數值（當月菠蘿麵包的總產量）加總，至於為什麼要用”$”符號，我們放到文末來解釋。第二個函數公式用來計算當日生產總產值。以”1月1日”的產量為例，在E9單元格需要得到的總產值等於以上所有產品在1月1日當天的產量*單價的總和，也就是用來解釋1月1日當天生產的產品，如果全部銷售一空帶來的營業額。看起來很複雜的計算過程可以通過Excel一個簡單的公式來解決，也就是SUMPRODUCT。所以E9的公式可以寫為”=SUMPRODUCT（$D$2:$D$8,E2:E8）”，這個公式也就是代替公式”=D2*E2+D3*E3+D4*E4+D5*E5+D6*E6+D7*E7″（產品品類越多公式越長！），所以用好SUMPRODUCT可以有效簡單化公式的表達喔！最後我會在C9單元格使用第一個加總公式”=SUM（E9:AI9）”用來自動計算麵包產品生產的當月總產值。

為了計算平均每位生產人員產值，第8列我們需要知道每天生產人員數量。因此，第10列我們只需要用簡單的除法公式就能知道每天平均每人的產值，除此之外，也可在C欄計算當月的平均每人產值。以C10為例，公式就是”=C9/C8″，相信大家都能完成的很棒。

使用Excel凍結窗格讓表格易讀

到這裡為止，這個數據分析表格的自動計算邏輯就算設計好了，為了更方便的查看這個表格，讓表格在橫向或者縱向拖動的時候保持產品的品名和生產日期始終固定在最左邊和最上面，我會建議先選取C2單元格（也就是你認為位置不用固定的範圍的最左上角那個單元格），然後分別點選菜單欄的<檢視-凍結窗格-凍結窗格>來實現。試試看，是不是這樣設定後，不論欄或列的數量再多也不用擔心看不到對應的產品名稱和生產日期了！當然凍結功能內還有另外兩個凍結的方式：<凍結頂端列>、<凍結首欄>，就不難理解了。要取消凍結也是相同的操作流程，如果表格已經應用凍結窗格功能，再次點選凍結功能下拉菜單就會顯示有取消凍結窗格的按鈕喔。

是不是很簡單呢？通過這張表格我們就能針對低於當月平均每人產量的生產日提出疑問，并能從數據分析中找出跟師傅溝通的方向，一同尋求可以改善的地方，從而共同開創一個持續進步、三贏的更好局面。

Tips小技巧：Excel絕對/相對參照功能

因為我想分享的更多是在數據的設計跟實用上，另外在google上只要能提出準確的excel問題，都會有比我更詳細的教學說明，所以在這裡并不需要介紹太多關於excel的教學部分。但關於以上公式中使用到的”$”符號，我認為確實是一個很棒很值得介紹的功能，為了不打斷表格設計思路的流暢性，因此放到最後來說明。以單元格C2為例，”$”符號可以跟C2單元格組成以下幾種形式”C2″、”$C$2″、”$C2″、”C$2″。在這裡面”$”符號可以翻譯成”鎖定”的意思，鎖定什麼呢？鎖定”$”後面的那個字符所代表的欄或列。所以”C2″代表完全自由，”$C$2″代表完全鎖定，”$C2″代表鎖定欄C，”C$2″代表鎖定列2。看完不懂？沒關係，舉例說明，當我們想將E9單元格的公式通過拖動單元格右下角，讓F9單元格能自動繼承單元格E9的運算邏輯（產品單價*當天產量的總和），如果E9公式為”=SUMPRODUCT（D2:D8,E2:E8）”，那麼拖動E9右下角將公式自動帶入到F9單元格時，F9的公式會是”=SUMPRODUCT（E2:E8,F2:F8）”！這樣就變成1月1日的產量*1月2日的產量的總和了！怎麼會這樣？原因就在當我們橫向拖動單元格1格時，如果公式內的單元格都沒有通過符號”$”鎖定，就會順著拖動的方向自動調整欄或列的相對位置，在這個例子中，就會是D欄變E欄，E欄變F欄。那我們想要固定D欄（單價）不動，只是改變生產日期對應的相對單元格範圍，就需要使用符號”$”來鎖定公式中的D欄，讓它在橫向拖動複製公式的過程中，始終保持絕對參照的位置。因此，如果E9公式為”=SUMPRODUCT（$D2:$D8,E2:E8）”，那麼拖動E9右下角將公式自動帶入到F9單元格時，F9的公式就會變成是”=SUMPRODUCT（$D2:$D8,F2:F8）”，找到規律了嗎？”$”在excel中又被稱為絕對參照符號，相應的沒有這個符號就是相對參照的意思喔。如果有興趣的話，可以嘗試在填寫公式時在相應位置使用快捷鍵”F4″來快速切換以上4種鎖定的類型，超方便的！

數據分析心得後記

數據在互聯網和5G萬物互聯網的蓬勃發展下，已經儼然成爲世界新的名片。在善用數據爲人們生活帶來的便利下，學會收集數據、分析數據、并將思辨客觀數據帶來的結論加以利用，將會是人類繼工業大革命、科技大革命之後的又一個風口。有效使用數據分析，不僅能減少不同個人直觀感受上的差異，更能深挖現象直抵問題根本。本篇作爲開題，衹作爲抛磚引玉，工具衹是手段，能回答自己爲什麽要做才能避免形而上學。希望能引發大家在自己工作領域的思考，數據分析真正能有所幫助的衹會是自己的努力和思維的轉變。下方會放上所有數據分析系列文章連接，歡迎大家根據需要繼續閲讀我的數據分析心得報告，謝謝！Alex

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